4色ボールペンを使ってスケジュール管理する利便性とリスク --- 内藤 忍

2014年01月28日 14:57

皆さんは、スケジュール管理をどのようにして行っていますか? 大きく分けるとデジタル派とアナログ派に分かれるのだと思いますが、私は典型的なアナログ派です。

毎年、年末になると来年の手帳を買いに行きます。買うと言っても、使っているのはシステム手帳のファイロファックスなので、リフィルと呼ばれる中身を買うのです。


ここ数年ずっと使っているのが、1週間の予定を見開き2ページで管理するスタイルです。左側のページに月曜日から日曜日まで均等の大きさで枠が作ってあり、日付が振られているものが好みです。右側には罫線が引いてあるだけでメモのように使うこともできます。

この手帳に4色ボールペンでスケジュールを書き込んでいくのです。

普通のメモのような内容は「黒」
仕事のスケジュールは「青」
プライベートの予定は「赤」
特別なコメントや重要事項は「緑」
というように色分けして、手書きでスケジュールを入れていきます。

見開きでパッと見て、その週のスケジュールが俯瞰(ふかん)できるので、確認する時にはとても便利です。しかし、この超アナログなスケジュール管理には重大な問題が2つあります。

1つは、手帳の紛失リスクです。実はシステム手帳を使って30年近くになりますが、1度だけ落としてしまったことがあります。アメリカのボストンのレストランでコートのポケットに入れていた時に、すべり落ちてしまったのです。その時は奇跡的に拾った方が郵便で送ってくれて戻ってきたのですが、今でも同じことが起こらない保証はありません。

アナログの管理の場合、バックアップがありませんから、無くしたら終わりです。

そしてもう一つのリスクは、ダブルブッキングしてしまうことです。今週、来週の予定であれば問題ありませんが、数か月先の予定になると、カレンダーがまだ手元に無い時があります。そのような場合は一番最後のページに備忘録を残しておくのですが、これがダブルブッキングのリスクになるのです。

最近も、4か月先のスケジュールを入れようとしたら、実は同じ時間帯に別のスケジュールが既に入っていることを、同じミーティングに参加していた方から指摘され、運よく気が付くことができました。思わずヒヤリとした瞬間です。

アナログで管理をしているとどうしても、スケジュールを写し忘れたり、曜日を間違えたりということが起こりがちです。

アナログの危険性は認識しているのですが、スケジュール管理のアプリのようなものをデジタル管理するのは、どうも気が進まないのです。

自分一人でスケジュールをさばきながら、私より忙しくしている人は、たくさんいると思いますが、どうやってスケジュールを管理しているのでしょうか?

手帳を覗くと、今日の予定は「青」が2つありました。そろそろ出かける準備をして、仕事してきます!

編集部より:このブログは「内藤忍の公式ブログ」2014年1月28日の記事を転載させていただきました。オリジナル原稿を読みたい方は内藤忍の公式ブログをご覧ください。


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