部下が心がける報連相!それでは上司に評価されない

2018年02月04日 06:00

社会人になると、いままでとは異なるルールがあることに気が付く。その一つが「報連相」ではないかと思う。報連相は「報告・連絡・相談」の略称になるが、上司や周囲とのコミュニケーションにおいて大きな役割を担っている。必要なのはわかっているが、気がつくとやらなくなるのも「報連相」。改めてその役割を考えてみたい。

「報告」は、部下から上司、後輩から先輩になる。つまり、下意上達(ボトムアップ)が原則である。「連絡」は、必要な情報を関係者に伝えること。「相談」は、判断に迷ったときに上司(先輩)に話を聞いてもらいアドバイスをもらうことである。いまさら感もあるが、なおざりにした結果、上司に怒られたなんてことも少なくない。

今回、紹介するのは、『会社では教えてもらえない上に行く人の報連相のキホン』(すばる舎)。著者は、研修講師などを務める車塚元章さん。会社では、なかなか教えてくれない報連相のイロハやテクニックがまとめられている。

過去の事例や前例を引き合いに出す

社内では、上司から仕事の指示がある。指示に沿って部下は動かなくていけない。しかし、部下が上司を動かすということは、とても骨の折れる。部下が上司に動いてもらいたい、あるいは説得したいと思ったら、どのようにすればいいのだろうか。

「ビジネスは、過去の経験や実績に基づいて成り立っています。初めて取引する業者より,何年も付き合いのある業者のほうが安心して仕事を頼めます。私たちは過去の経験や実績を信用する傾向があります。ということは、過去の事例や前例を上手に伝えることで、あなたの話を説得力のあるものに変えることができるのです。」(車塚さん)

「さらに効果的に伝えるためには、次のように話を展開するといいでしょう。(結論)→(理由)→(具体例)-(結論)の順序で話すと説得力が増します。」(同)

仕事の報告は結論からが鉄則だが、結論の後に、至った理由を説明する。このあと具体例を提示して、最後にもう一度念を押すために結論を話すると効果がある。これは、一般的に「PREP法」とも言われるが、特徴の1つに,結論を最初に伝えるという点がある。結論を最初に伝えることで、次の展開への関心を引く効果も期待できる。

「また、最後にもう一度結論を話す、サンドイッチ法によって記憶にも残りやすくなります。それから、PREP法のもう一つの特徴は具体例です。理論·理屈より、具体例はわかりやすく説得力があります。ですから、理論·理屈としての理由を話したあと、その理由を裏付けるための具体例を話すことで説得力が増すことになります。」(車塚さん)

「ここで、一つの事例を見てみましょう。取引業者選定の場面を想定します。
・結論『今回の納入業者選定の件ですが、D社でお願いします』
・理由『なぜなら、費用対効果が良く、評判もダントツだからです』
・具体例『埼玉支社でもD社を採用しています。自信を持ってすすめられました』
・結論『ということで、今回はD社でお願いします』
このように提案すれば、上司としてもOKを出す可能性が高くなるでしょう。」(同)

4つのステップで話を展開しているように思えるが、よく見ると、結論と理由しか話していないのがわかる。つまり、形を変えて理由を2回言っているのと同じである。

上司に信頼される報連相とは

信頼が厚い人は、上司が求めているタイミングで報連相ができる。では、ほかの人の報連相と何が違うのか。それは、「上司の立場に立って報連相をする」という点にある。情報が伝えられて上司はどのように思うのか。情報の元になっている、ソースやプロセス、自分の判断はどうしたいのかを的確に伝えていることになる。

報連相の効果が出てくるのは入社数年後である。ある程度、仕事ができるようになった段階で、どれだけ上司に報連相をし、フィードバックを得られるかどうかが、「上に行く人・行かない人」の分岐点になると、車塚さんは話している。

さて、筆者も1月に新しい本を上梓したので、関心のある方は手にとっていただきたい。「報連相」の書き方や伝え方が上手くなるかも知れない。『あなたの文章が劇的に変わる5つの方法』(三笠書房)。

尾藤克之
コラムニスト

アゴラの最新ニュース情報を、いいねしてチェックしよう!

アクセスランキング

  • 24時間
  • 週間
  • 月間

過去の記事

ページの先頭に戻る↑