メールのやり取りで私が意識している「意外に気が付かないルール」 --- 内藤 忍

2013年07月06日 11:49

PHP研究所が発行する『The 21』という月刊誌の取材を受けました(8月発売号に掲載予定です)。「信頼される人のマナー術」という特集で、相手との信頼関係を築くために心がけている立ち居振る舞い・話し方・習慣などについて、自分が実践していることをお話しました。

私の人付き合いは、他の人と違ってかなり変わっているので、果たして汎用性があるのかは自信が無かったのですが、せっかくなので「内藤流」のワガママ人脈術をまとめていただくことにしました。


インタビュー全体の話は、本誌を読んでいただくこととして、その中でメールのやり取りについて私が大切にしていることを紹介させていただきます。

それはメールの「間合い」です。

メールやFacebookのメッセージでやり取りをすると、返信が早い人と遅い人がいることに気が付きます。特にFacebookのメッセージ機能はチャットのようにやり取りする人もいれば、返信に1日かかる人もいます。仕事のやり取りやプライベートで使う場合には、このメールの間合いが重要だと思っています。

簡単に言うと、「相手のペースに合わせる」ということです。

例えば、すぐに返して来る人はせっかちな人です。だからこちらもなるべく早く返してあげると喜ばれる。逆に、のんびりと返してくる人にすぐに返信するのは、良い方法とは言えません。相手のペースを乱すことになるからです。早く返信しろ!とせかされているように感じる人もいるかもしれません。

瞬時に戻ってきたメールにはすぐ打ち返す
1時間で戻ってきたメールには1時間後に返信する
1日経って戻ってきたメールには1日後にメールする
……

このように相手のペースに合わせてメールやメッセージを返すようにすることを、心がけるようにしています。

メールは便利なツールですが、パソコンで仕事をしていると途中から入り込んできて、ペースを乱されることがあります。また、こちらがのんびりやりたいと思っているのに次々とメールを送ってこられると返信するのが億劫になることも正直あるのです。

私自身、返信は早くてせっかちな方なので、どうしてもメールを慌てて送りがちになります。仕事の締切やアポイントメントを入れる調整は早いに越したことはありませんが、それ以外のやり取りは、相手のペースに合わせる。

そうすれば相手にも気持ちよくやり取りをしてもらえ、メールで話をスムースに進めていくことができます。意外に気がつかないメールのルールだと思っています。

編集部より:このブログは「内藤忍の公式ブログ」2013年7月6日の記事を転載させていただきました。
オリジナル原稿を読みたい方は内藤忍の公式ブログをご覧ください。


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