書き方のプロに聞いた!メールは見た目が9割である

2017年06月20日 06:00

写真は平野氏。BOOKSCANより引用。

「ビジネスメールは難しい」。仕事が速い人は「見た目のわかり易さ」など、いくつかの重要なポイントを抑えている。コミュニケーションの手段としてはあたり前のメールだが、ちょっとしたつかい方で知性がにじみ出るツールなので注意も必要だ。

今回は、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)の著者であり、ビジネスメールの第一人者として知られている、平野友朗(以下、平野氏)に、ビジネスメールを書く際の重要なポイントについて聞いた。

「なぜ、このメールを送ったのか」を先に

――NGメールもいろいろあるが、「何を言っているのかわからないメール」がまず挙げられるだろう。このようなメールは読者にストレスを与える。

「メールを送る際には、『なぜ、このメールを送ったのか』という説明が大切です。説明とは『目的』のことです。そのメールの本題であり、一番伝えたいことが『目的』になります。目的を先に伝えるのは、なぜでしょうか。それは『今から○○について話します』と宣言して、相手とメールの主題を共有できたほうが理解が早いからです。」(平野氏)

「具体的には、こんな感じでしょうか。『○○の件でご相談があり、メールをお送りいたしました』『○○の進め方について、お聞きしたいことがございます』。理解が速くなる分、返事も速くもらえます。」(同)

――ビジネスメールの場合、お互いが効率よく仕事を進めていくことが大切だ。相手に間違いなく伝えることは必須要件である。

「次ぎは、余計なことを書かず、速やかに『要旨』にうつります。『○○の件でご報告があります』『○○の打ち合わせの件』など、相手がどんなアクションをとるべきかわかるように、最初に要旨を明記します。」(平野氏)

――ポイントは簡潔であること。メールは余計な文言がはいっていると間違いが多くなるからである。間違いが生じれば、業務に支障を生じる。文章は見た目を重視してコンパクトにしなければいけない。

文章は見た目を重視してコンパクトに

「文章をコンパクトにするとは、メールの構成要素を正しく書き、各要素を読みやすく配置することです。ブロック分けを意識して箇条書きを使うことも効果的です。このように『見た目』に気をつければ、それだけですぐに読んでもらえるメールをつくることができます。とはいえ、一定の文章力が必要とされます。」(平野氏)

「伝わらないメールを書いてしまう人には、共通する“ある特徴”があり、それがもとで正しく理解されなかったり、誤解を与えたりすることがあります。その特徴とは、『1文が長い』ということです。文章が途切れることなくダラダラと続いていくのです。」(同)

――具体的にはどのような文章だろうか。

「次ぎの文章を読んでください。『先日お話しさせていただきました提案の件なのですが、6月に始動したいとお伝えしましたが、その後の調整で5月の連休明けには始動したいということになりまして、スケジュールを再調整させていただきたいので、来週あたりにでも一度お打ち合わせをお願いします』。」(平野氏)

「さらに、1文が長いことで見た目にも影響を与えます。視覚的な問題としても、短くすることを心がけなければいけません。」(同)

――また、「させていただく」も注意が必要だ。相手の「許可を得て(させて)+行う(いただく)」ことになるので違和感を感じることが多い。誰もがあたり前のように「させていただく」を使用しているが、本来は「いたしました」が無難な表現ともいえる。「拝見させていただきます」のような二重敬語のミスも発生しやすくなる。

ビジネスメールが上手い人は仕事ができる

――あくまでも、私の所感だが、ビジネスメールが上手い人には仕事ができる人が多いように感じている。ピシッと整理されていると感動すら覚える。

「ひとつの文にはひとつの内容だけを盛り込むこと。『接続助詞』を使って文章を長くつなげないことです。曲者なのが、文をつなぐ『が』の存在です。単純に文をつなぐときに用いると、文意がつかみにくくなるのです。」(平野氏)

「『先週、新商品に関する説明会を開きましたが、そこで寄せられた質問をリストアップしたのでご報告したいのですが、前回と同じ質問がいくつかありました』。お世辞にも上手い文章とはいえません。」(同)

――LineやFacebookとは異なり、ビジネスメールには一定のマナーやルールが存在する。メール1本で仕事に結びつくことがある一方、メール1本で仕事を失うこともある。あなたのメールのつかい方は大丈夫だろうか。この機会に振り返ってみては。

参考書籍
仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)

尾藤克之
コラムニスト

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