いよいよ「令和元年」。その他大勢から抜け出すには?

2019年04月01日 14:00

Photos by K.Bito

多くのビジネスパーソンは日常的に様々な資料を作成している。しかし、自分としてはいい資料を作成したつもりでも、その意図が相手に伝わらないといった体験は誰しも覚えがあるだろう。実は、提案資料に書き込むことはほぼ決まっており、各パートで何がどう書かれるか、説明されることに慣れた経営者や管理職にはわかっている。

今回は、『「A4一枚」から始める最速の資料作成術社内プレゼン一発OK!』(CCCメディアハウス)を紹介したい。著者は、組織人事コンサルタントの稲葉崇志さん。人材教育や制度改革のコンサルティングなど組織人事領域を得意としている。

なぜ「A4一枚」がベストなのか

「A4一枚」は、つくりやすく、わかりやすい。日本人のビジネスパーソンにとって馴染みがある。企業では「A4」サイズを定型としているところも少なくない。

「『つくりやすく』『わかりやすい』資料は作成者の負担を減らし、読み手の負担を減らします。社内では日常的にさまざまな資料が作成されています。日報や月報などの定期的な報告資料·会議や出張、事故などについての報告資料。販売動向や競合企業などの調査資料。課题解決や新事業の提案書や企画書、作業ミスなどの始末書。ビジネスパーソンはほぼ毎日なんらかの資料を作成しているのではないでしょうか」(稲葉さん)

「いま残業時間の削減が課題となっています。非効率な仕事をしている余裕はありません。読み手側にとっても時間に追われている状況は同じことです。ビジネスの現場では日々膨大な数の資料が作成され続けますが、忙しい上司に複雑な資料をじっくり読み込む余裕はありません」(同)

たしかに、「紙一枚」を提唱する企業は、有名なトヨタの例をはじめとして少なくない。紙1枚資料はわかりやすく視認性のよいことから好まれる。

「『紙一枚』であれば、ぱっと見て課題や対応策やスケジュールなどの情報を把握できます。要素を一覧できる点で『一枚』にまとめられた資料にかなうものはありません。読み手とつくり手のどちらにとっても理想的といえます」(稲葉さん)

私がシンクタンクに勤務していたとき、ドキュメントが数百枚あっても、最初のエグゼクティブサマリーは「A4一枚」でまとめることが必須とされていた。「A4一枚」でまとめるには、ちょっとしたコツが必要になる。逆に、センスのない人は、絶対に「A4一枚」でまとめることができない。不思議ではあるがこれは紛れもない事実である。

新入社員必須の資料術

社会人になると、いままでとは異なるルールがあることに気が付く。その一つが「報連相」ではないかと思う。報連相は「報告・連絡・相談」の略称になるが、上司や周囲とのコミュニケーションにおいて大きな役割を担っている。

「報告」は、部下から上司、後輩から先輩になる。つまり、下意上達(ボトムアップ)が原則である。「連絡」は、必要な情報を関係者に伝えること。「相談」は、判断に迷ったときに上司(先輩)に話を聞いてもらいアドバイスをもらうことである。いまさら感もあるが、なおざりにした結果、上司に怒られたなんてことも少なくない。

この時に抑えなくはいえないのが、説明の流れになる。仕事の報告は結論からが鉄則だが、結論の後に、至った理由を説明する。このあと具体例を提示して、最後にもう一度念を押すために結論を話すると効果がある。これは、一般的に「PREP法」とも言われるが、結論を最初に伝えることで、次の展開への関心を引く効果も期待できる。「A4一枚」に整理する技術は「PREP法」に通じるものがあると私は考えている。

報連相の効果が出てくるのは入社数年後である。それが遅滞なくおこなわれていれば、あなたは間違いなく評価される。それは、「その他大勢」(言いかえるなら単なる普通)から抜け出すためのヒントになるかも知れない。入社1年目だからといって安心してはいけない。そのためにも、「A4一枚」の技術は参考になるだろう。

尾藤克之
コラムニスト、明治大学サービス創新研究所研究員

<筆者新刊情報/4月18日発売予定>
波風を立てない仕事のルール』(きずな出版)

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尾藤 克之
コラムニスト、著述家、明治大学サービス創新研究所研究員

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