女性社員に絶賛されるスベらない会議を実現する秘密

2016年07月04日 00:00

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写真は講演中の沖本。

女性の社会進出に伴い女性活用の場を拡大することは、多くの企業にとって取組むべき重要施策の一つになっている。職場環境の整備や福利厚生の充実など、制度面をこれから整備しようと考えている企業もあるだろう。

育児休暇の取得方法や復職後の支援制度の充実は分かりやすいが、制度面の変更には時間がかかり社内への理解促進が深められなければ効果的施策とはいえない。実はもっと身近な取組みで職場環境を劇的に変化させる方法がある。

「女性活用を考えるのであれば、女性の意見に耳を傾けることが大切です。そのため女性が意見を堂々と言える環境作りが必要です」。そう主張するのは、コミュニケーション力やリーダー力向上などの人財育成を手がける、沖本るり子氏(以下、沖本)である。その秘訣は「会議」にあるという。

●「整理せず・漢字使わず・殴り書き」(五七五)が基本

――会議とは進行役がいてファシリテートしながら進行していくものと思っている人が多い。このような会議の形態だと「今日も進行役が進めてくれるに違いない」と参加する際の意識に依存が生じてしまうと、沖本は従来型の会議の問題点をあげている。

沖本 女性の意見やアイデアを吸収し女性の力を活用したいのなら役割は分担して輪番制にするのが良いでしょう。他の人の立場を理解する気持ちが生まれ協力的に会議を進めることができるようになります。次に会議の役割分担です。会議には大きく次の 3 つの役割が必要です。(1)進行係(目標を達成させる役割)、(2)メモ係(発言を全部記録する役割)、(3)時計係(時間を管理する役割)。以上の3つの役割です。

――役割を決めること自体は決して難しくはない。まず、進行係は会議の進行を担うポジションで会議の目的を参加者全員に認識させることが重要。メモ係は版書をして議論の際の意見を逃さない役割。時計係が存在することで会議への全員参加が可能になる。しかしこの程度であればどこの会議でもやっている。なにが他の会議とは異なるのだろうか。

沖本 私はキレイに要点を整理して書き込むことを推奨しません。「漢字は一切使わない」「殴り書きにする」ことを徹底します。また「発言は 1 人○分」という制限時間を決めたら役職者の発言中でも容赦なく止めます。周囲との調和を大切にする女性は相手の話を途中で遮ることに抵抗を感じる人は多いものですが、アラーム音やベルを鳴らすことで次へのバトンタッチを促すので自然に違和感を感じなくなります。

――しかし、要点を整理せずに「漢字は一切使わない」「殴り書きにする」することの効果などあるのだろうか。これについて沖本は次のように答えている。

沖本 漢字は使わないことと、殴り書きにすることが、女性活用においてなぜ大切かというと漢字にコンプレックスを持っている女性がとても多いからです。会社員時代、私は会議でメモ係をするのがとても嫌でした。私はとても字が汚いし漢字も苦手でしたから。難しい漢字を会議の中で言われても、とっさに書くことができなかったのです。

あるとき手を挙げました。「提案があります。メモ係が模造紙に板書するとき平仮名かカタカナで書きませんか?漢字で書くとすごく時間がかかるので殴り書きでなるべく多くの意見を書くようにしてもらえませんか?」。丁寧できれいな字ではなく殴り書きでとにかくスピーディーな字で書くことで、参加者の意見をもれなく書くことができました。

また参加していた女性社員からは、多くの支持を集めることができました。「それ助かります〜。漢字が苦手で〜。スマホやPCばかり使ってるので手書きだと漢字がなかなか思いだせないんです」。「こんな漢字も知らないのか?って言われて恥ずかしい思いもしなくて済みます~女のくせに汚い字だと思われないか心配しなくて助かります。」

――まず要点を整理しないことで参加者の意見をもれなくすべて書き留めることができる。さらに、全ての意見に意味があることを認識することで会議への参加意識が高まるだろう。漢字を使わずに、殴り書きにすることで臆することなく人前で書けるようになる。書くことが苦痛だった人の抵抗感を軽減する効果も期待できる。

●本日のまとめ

――女性活用を考えるなら男性と女性の違いについてよく知る必要があるだろう。男性社会は上下関係重視である。そのため、多くの男性は役職に就きたいという思いが強く出世意欲も大きい。それに対して女性社会は横のつながり重視である。女性は共感を得て仲間意識で繋がっていたいという傾向が強いからだ。男性には気づかない女性視点を吸い上げて活用することは大切なのだと思う。

最後に沖本のメッセージを引用し結びとしたい。「女性が敵を作ることなく、周囲と調和を保ちながら、堂々と意見を出せる場、それが『仕掛ける会議』です。ただ会議を開いて『何か意見はないですか?』と尋ねるようなやり方では女性の気持ちはつかめません。女性が積極的に意見を述べ、参加意識も高い会議にするには、やり方にコツがあるのです。」

尾藤克之
コラムニスト

追伸

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