習慣を変えれば会議が変わる。会議が変われば会社が変わる?

2017年11月20日 06:00
無題

写真は沖本氏

日本人は会議好きである。以前勤務していた会社では、1日の6~7割は会議によって占められていた記憶がある。しかし、無駄な会議であっても、会議を開催した事実が積み重なると、「仕事をした気分になる」から不思議なものだ。非効率的な会議に出席しても成果を望めない。なにか、いい方法はないものか。

そのような時には、会議のプロに聞けば早い。沖本るり子(以下、沖本氏)は、「5分会議」を活用した、人財育成や、組織活性化の講師・コンサルタントとして活動中。TBS報道番組Nスタで“プレゼンの達人”と紹介された。近著に、『生産性アップ! 短時間で成果が上がる「ミーティング」と「会議」』(明日香出版社)がある。

その会議は開催する必要がありますか?

まず、あなたの会社の会議は、次ぎのどちらに近いだろうか。当てはまるものチェックをしてもらいたい。Aのチェックが多いと答え方は、「価値のない(時間の無駄)会議」に参加している可能性が高い。Bのチェックが多いと答えた方は「価値のある会議」に参加できている可能性が高い。本記事では会議に関するエピソードを紹介したい。

<Aの会議>
・発言する人が決まっている,発言しない人がいる
・開始時間・終了時間がぐだぐだになっている
・進行係のスキルで左右される
・誰が言ったか(役職)で左右される
・賛成反対で議論される
・人と組織の成果も成長もない

<Bの会議>
・目的・目標が参加者全員で共有できている
・参加者全員が発言する
・時間表があり,原則時間厳守で進んでいる
・誰が進行係でも成果が出せる
・意見で議論される
・賛否で議論されない
・人と組織の成果と成長がある

「会議を開催しようと思ったら会議の目的と目標を設定します。目的は、『何のための会議か?』、会議の目標は、『会議が終わったときどうなっていればいいのか?』。目的と目標の意味を取り違えている人が多いので要注意です。また、他の手段で達成できないかも検討します。メールでできないか 、書類の回覧で済まないか 。」(沖本氏)

「どんなに考えても『会議』を開催するしかないと思ったら開催を決定します。しかし、多くの会社では『無意味な会議』が多すぎます。事前の協議事項やスケジュールが不明瞭、アジェンダやレジュメも無く、参加者もわからない。さらに、書記が不在でどんな決定がされたか残されていない。こんなケースが少なくありません。」(同)

会議の進行が脱線したらどうする?

――会議で困ることの一つに脱線がある。このような場合、迷惑だとは思いつつもなかなか指摘できない。しかも当事者は脱線している意識がないから気がついていない。脱線したのが進行役ならさらに悲惨な結果を招いてしまう。さてどうすべきか?

「ある中小企業の営業会議の会話です。営業マンA『新商品がないから、マンネリだよな。だから売上がいまいちなんだ』、営業マンB『売上と言われても新商品がないからな』、営業マンC『ZY社の新商品はかなり斬新だよな』、営業マンD『代官山店で見てきましたよ。キャンペーン中でした』。そこで口をはさむ社員がいました。」(沖本氏)

「2年目新人E『あの~先輩…すみません。今日は、売上目標達成のために、各自が目標達成できる策を具体的に決める会議ではないのでしょうか?』。このケースでは、Eさんのお陰で会議が軌道修正できましたが、これは指摘する人がいたからできたことです。実際には脱線したらなかなか軌道修正はできません。」(同)

――気がつかないうちに、話が脱線することはよくある。これを防ぐには、キッチンタイマーが必要になる。時間が正確に測れるなら100円SHOPのもので充分だろう。ちなみに筆者は100円ショップで購入したキッチンタイマーと自転車のベルを持ち歩いている。会議以外では、セミナーやワークショップの際にも役に立つ。

「時間担当が分単位で時間を設定して、音が鳴るように仕掛けていると脱線を防ぐことができます。いずれにしても会議の目的の目的は全員が見えるようにホワイトボードに書いておきましよう。そして会議がはじまる前に意識付けをして共有しておくことです。そして、キッチンタイマーも忘れずに時間の設定をお願いします。」(沖本氏)

「会議のアウトプットを運用の際に必要になるのが記録です。『議事録がない』『報告書がない』などと揉めないためには、発言内容を全て記録するという決まり事をつくればいいのです。ホワイトボードに書き出すと『書かれる意見』『書かれない意見』が対立することがあります。そのため全てを記録する必要性があります。」(同)

――この場合、繰り返し使用可能なホワイトボードシートがおすすめだ。ボードに書き終わったら写メで撮影すれば簡単に共有できるし、紙を使用しないのでエコ効果もある。

追伸

10月初旬に、沖本氏が主催となり、私の「9冊目の出版を祝う会」を開いてくださった。当日は、大雨にも関わらず親しい知人に集まっていただいた。私は、コラムニストとして、「オピニオンサイト・アゴラ」で記事を投稿している。特に書籍紹介記事は評判になり、記事の影響で、重版が決まったという声を聞くことも少なくない。

最近は、多くの方から献本をされる機会が増えたが、基本的に出版社経由以外での献本はご遠慮いただいている。アゴラの品質を損なわないように、サイトの性質を踏まえたうえで吟味している。すべての書籍の紹介はしていないので、その点はご了承いただきたい。

なお、沖本氏だが、12月に『生産性アップ! 短時間で成果が上がる「ミーティング」と「会議」』(明日香出版社)を上梓するとのことである。謹んでお祝い申し上げたい。

尾藤克之
コラムニスト

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