「電話を使う人は仕事ができない」と、思っている人がいるそうです。私自身、電話はあまり使わない方ですが、電話が無いとできない仕事もあると考えています。とすると、私は仕事ができない人ということなのでしょうか。
確かに、電話は「同期通信」で、かけた相手から時間を強引に奪うという側面があります。メールやSNSを使えば「非同期通信」なので、自分の時間の都合に合わせてコミュニケーションできるというメリットがあります。また、電話の場合、一対一での非効率はコミュニケーションで、後から言った言わないのトラブルが起きる曖昧さもデメリットです。スケジュールの連絡や、メールでも伝わるようなちょっとした連絡をいちいち電話で伝えてくるような人は「仕事ができない」のかもしれません。
私が今やっている仕事でも、例えば本を書く、プレゼン資料を作る、セミナーの構成を考えるといった仕事は、一人で集中して進めます。この手の仕事をしている時に電話が割り込んできたら、確かに集中力が中断され、迷惑といえば迷惑です。しかし、そんな仕事をしている時は、電話はオフにして出ないようにしています。
しかし、次のような仕事は電話でしかできないと思っています。
1．緊急性が極めて高い仕事
仕事でトラブルが発生し、即時対応が必要な場合は、メールやSNSだけではなく、電話をかけることもあります。とにかく連絡を取ることが最優先なので、迷惑であることを承知でできるだけ多くのコミュニケーションツールからコンタクトをします。
2．テキストではニュアンスが伝わりにくい仕事
メールやSNSといったテキストは、文章でしか情報が伝わらないので、どうしても伝えきれないことがある場合が出てきます。例えば、本に入れる図表のデザインに関する細かい指示や、具体的な仕事になる前の漠然としたイメージの交換など、口頭で伝えた方が圧倒的に時間が短縮できる場合もあるのです。メールのやり取りだと結局伝わらなかったことが、電話一本でスッキリ解決ということは、意外に多いものです。
3．記録に残したくない仕事
テキストに残さない方が良いと思う仕事を電話でやり取りすることがあります。電話も録音されてしまえば、同じことですが、テキストでのやり取りは、コピペされてしまうと困る場合があります。そんな時は電話でやり取りすることでリスクを低減できるのです。
電話には、他のコミュニケーションツールにはないメリットがあります。コミュニケーションで大切なのは、最適なツールを上手に選ぶこと。それによって、仕事を効率化を高め、成果につなげる人が仕事ができる人ではないかと思います。
電話を使う人は仕事ができないのではなく、電話の使い方がわかっていない人は仕事ができないだけの話ということです。
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