仕事やプライベートで数日間海外に出かける機会があります。海外に長期間いても、メールなどを使って日本にいるのと同じように仕事ができますが、支障が出るのが印鑑と郵送物です。
請求書や契約書に印鑑を押さなければならない場合、海外にいては手続きできません。PDFをメールで送ることで対応してくれる取引先もありますが、相変わらず大半は印鑑を押した現物を送らなければなりません。そもそも海外に印鑑を持ち歩くことはありませんから、日本を離れてから作成が必要になっても、対応できないのです。電子署名を使う取引先もたまにありますが、まだまだ少数派です。
日本にいる代理人に押印をお願いすることも考えられますが、認印ならともかく、実印は誰にでも渡すことはできません。認印で良い請求書のような書類のやり取りは、やろうと思えばアウトソースできますが、実印が必要な大事な契約は海外では進めることができないのです。
また、実印を使った契約には、印鑑証明の添付が必要な場合がほとんどです。有効期限が3ヵ月と決められていることが多く、こちらも必要になる都度、法務局に取りにいかなければなりません。その手続きも人に海外にいると滞ってしまうのです。
書類のやり取りも、印鑑同様オフィスを離れていると処理を進めることができません。例えば請求書の現物をメールではなく郵送してほしいと言う依頼があったりします。海外から書類を郵送するのは、コストや時間の問題から現実的とは言えません。
また、先方から配送された郵便物が留守中に溜まっていきます。これも、日本にいないと何が届いているか確認もできません。
このように考えると、海外に1か月以上ずっと滞在するというのが、現状の仕事のやり方では不可能であることがわかります。
抜本的に仕事のやり方を改善しなければ、留守にできるのはせいぜい2週間位と言うのが今の感覚です。
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編集部より：このブログは「内藤忍の公式ブログ」2019年6月27日の記事を転載させていただきました。オリジナル原稿をお読みになりたい方は内藤忍の公式ブログをご覧ください。