リーダーがデキル人になるために会議でやるべきこと

2017年01月12日 06:00
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写真はインタビューを受ける室井氏。

会議を運営することは難しい。まずリーダーの伝えたいことが伝わらない。さらに解決すべき目的や共有すべき事項が不明確になるから結論も出ない。これを払拭するには、参加者に当事者意識を持ってもらい参加してもらうことが重要になる。

リクルート等を経て独立しリーダー育成などを手がけている、室井俊男(以下、室井氏)が上梓した『部下がついてくる、動いてくれる リーダーの教科書』では、リーダーがやってしまいがちな「間違い」を正し、適切な言動に導くための考え方が丁寧に説かれている。

■「伝えたい」でも伝わらないのは何故か

――ちなみに、皆さまは次のような説明をされたらどのように思うだろうか。

「多種類の説明変数があり目的変数がないときに指標となる定量データを用意してください。主成分の個数は元変数について寄与率と累積性を勘案してください。主成分分析はプロマックス回転で0.7以下を切捨てでお願いします」。よほどの分析マニアでもない限り、頭が痛くなるに違いない。

車をケースにするとさらに分かりやすい。「フェラーリF12ベルリネッタはエンジン6262ccV12DOHC、最高出力740PS/8250rpm、最大トルク690N·m/6000rpm、サスペンションはダブルウィッシュボーンを採用しています」と説明されて車の魅力が理解できるだろうか。一言、「この赤い車、カッコいいでしょ?」と説明したほうがツカミは取りやすい。これらの問題が発生する原因は何だろうか。

「ほとんどの人は社会人になると同時に、当たり前のように会議に参加することになります。ところが社内では会議の正しい方法を教わる機会がありません。情報の取扱い方や整理をするルールがないのです。」(室井)

――たしかに教わる機会は少ない。ところが、会議の参加方法が分からないのに上司は全員参加を命じる。意見が交わされることを期待するが思い通りにはいかない。

「手に負えないのが、『タイムマネジメント』を強制するリーダーです。時間の重要性を説いているにも関わらず、終了時間になっても終わらずに延々と話している会議があります。参加者は険しい表情になっていきますが上司は気がつきません。このような会議に説得力はありません。」(室井氏)

「また、突然指示だけが降ってくるような会議も要注意でしょう。実りある会議にするためにはポイントを押さえる必要があります。」(同)

■会議の有効性を高めるノウハウとは

――最初に、参加するメンバーに対して、会議の前に必ず会議の目的と議題、ルールを知らせなければいけない。知らせることで当事者意識を高めることが可能になる。

「会議目的が『今季の売上目標必達のため』だとします。もし議論が紛糾して収拾がつかなくなったときに軌道修正する先は、常にこの目的となるのです。次に議題の設定の仕方ですが、できるだけ具体的にします。具体的であればあるほど、参加者の思考を集中させることができます。」(室井氏)

「例えば『今季の売上目標を達成する方法』よりは、『新規客で売上残700万円を上げる方法』のほうがいいですし、『新規客で売上残700万円を上げるための集客方法』のほうがさらに具体的でいいです。」(同)

――また、一般的になりつつある横文字を排除するなど言葉の解釈を具体的に合わせることも大切だ。筆者はコンサルティング会社出身だが、社内では摩訶不思議な横文字が飛び交っていた。しかし一般的には横文字を避けたほうが無難だ。

「最近は、たくさんのカタカナ言葉を耳にすることも多くなりました。しかし、優秀(に見える)な人間ほどこれらの言葉を使って、その実、具体的な内容が何もないことも多く、本人がそれをどういう意味で使っているのか、そもそも本当に意味を知って使っているのかも疑わしいことがあります。」(室井氏)

「会議の終了には必ず『決定事項』とその『担当』と『締切り期日』を決定しましょう。議事録は即日配布するのも鉄則です。リーダーは発言をする機会としての会議をうまく活用しながら、メンバーのプロジェクトへの参加意欲を高めなくてはいけません。」(同)

――リーダーは誰しも、良いチームを創ろうと思い日々業務に邁進する。しかし、正しい方法を知らないと、思いは空回りするばかりで成果を創出することが難しくなってしまう。そのようにならないためにも、リーダーは日々修練しなければいけない。

尾藤克之
コラムニスト

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尾藤 克之
コラムニスト/経営コンサルタント

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