ウザいメール!あなたはこんなメール送っていませんか

2017年06月28日 06:00

写真はPhoto-ACより。

「ビジネスメールは難しい」。上手な人は「見た目のわかり易さ」など、いくつかのポイントを抑えている。コミュニケーションの手段としてはあたり前のメールだが、ちょっとしたつかい方で「知性」がにじみ出るツールなので注意も必要だ。

今回は、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)の著者であり、ビジネスメールのプロとして知られている、平野友朗(以下、平野氏)に、ビジネスメールを書く際の重要なポイントについて聞いた。

ウザいメールにもパターンがある

――ウザいメールにもパターンがあるが、まずは会話に置きかえるとわかりやすい。私の場合は、自分の話ばかりされる人が苦手だ。または、人の会話をさえぎる人。例えば、次のような会話があてはまる。

自分「あのさ、昨日、念願の007の新作を見てきたんだ!」
相手「ふ~ん、オレは特別試写会で1ヶ月前に見てきたよ。○○や△△があってね」
自分「えっ、そうなんだ?」
相手「なんだ、そんなの知らないのかよ。○○や△△は常識だよ!!」
自分「へえ~」
相手「実は、□□のシーンが一番ポイントなんだ。そしてね~」
自分「・・・」(無言)
相手「うんちゃらかんちゃらで~ほにゃららで~」
自分「・・・」(意気消沈)

いわゆる「会話泥棒」というものだ。どんな内容でも、強引に自分の話のように奪い持ち去り、不快にさせるテクニックは、まさに「お見事」としか言いようが無い。この会話のようなメールのやり取りしたら、かなりの不快感を感じるだろう。

「会話泥棒も相手を不快にさせます。こちらの話を聞いてくれない(自分の話ばかりされる)、言うことをすべて否定されて結論が見えないなど。いらだつ原因はいくつかあります。私の場合、困るのは『前置き』が長いことです。言い訳なのか、気配りなのか、よくわかりません。」(平野氏)

「前置きが長い人の話を聞かされていると、『早く本題に入ってくれないかなあ』と思ってしまうのです。その点、話がうまい人は余計な”飾り“をつけないで、すぐに本題に入ります。だから、結論がわかりやすい。」(同)

――たしかに、聞いている側も、自分に何が求められているのか、どうコメントすればいいのかがはっきりするので、ストレスを感じない。

「これはメールにおいても同じことです。メールの添削をしていると、本文中に必要のない前置きを入れている人が意外と多いことに気づきます。いくつか紹介してみましょう。

A(前回の打ち合わせでもお伝えしましたが)、今後の進行についてお知らせします。
B(まだ正式に決定したわけではないのですが)、来月の発売が濃厚となりました。
C(内容はまったく問題ないのですが)、1点だけ修正していただきたい点がございます。

( )カッコ内の文は削ってもまったく問題のないフレーズです。Aは、前に話したかどうかはさておき、改めて話題にするなら断る必要はありません。Bは、正式に決まっていないなら予定だとわかればいいですし、Cは、問題があるのかないのかわかりにくいです。問題があれば、修正箇所を明確に伝えなくてはいけません。」(平野氏)

さらにウザいもったいぶりメール

――平野氏は、さらに不快にさせるメールとして「変にもったいぶった書き方をするメール」をあげている。例えば次のようなものだ。

「お答えとしては、Aだとも言えますし、Bだとも言えます」
「Aが効果的だと言う人は多いかもしれませんが、実はBのほうが有効です」
「個人的にはAですが、社内的な事情などを考えると、Bが適切かもしれません」

「どれも歯切れが悪く、ストンと理解できない言い方です。友人や知り合いに送るならまだしも、ビジネスメールであれば、いたずらに言葉をもてあそぶ必要はありません。また、結論に至るプロセスを長々と説明する人もいます。次のようなメールです。」(平野氏)

「先日の件ですが、上司と相談したところ、○○だという点は一定の理解を得られましたが、スケジュール的に難しいのではないかという意見がありました。その後、上司と何度も話し合ったのですが意見は変わりませんでした。また、関係部署とも調整し協議したのですがやはり難しく、今回のご提案はいったん見送らせていただきたいと存じます」。
※本稿用にアレンジしています。

――経緯の説明が不要とは言わないが、相手にとって大切なのは結論なので、できるだけシンプルにまとめたいところだ。

「仕事が速い人のメールには、こうしたムダなフレーズがほとんどありません。そもそも書く必要のないことなら、そのフレーズをタイピングする時間がもったいないからです。なくても意味が通る前置きやもったいぶった表現は、積極的にカットするか、わかりやすい表現に変換して送るようにしましょう。」(平野氏)

――ビジネスメールには一定のマナーやルールが存在する。メール1本で仕事に結びつくことがある一方、メール1本で仕事を失うこともある。あなたのメールのつかい方は大丈夫だろうか。この機会に振り返ってみては。

参考書籍
仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)

尾藤克之
コラムニスト

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