メールやFacebookのメッセージ機能が出来て、コミュニケーションの効率はとても高くなりました。しかし、これらのツールは使い方次第によっては、メリットどころか大きなデメリットになってしまうこともあります。私も、今までメールで数々の失敗をしてきましたが、その中からいくつかの自分なりのルールを作るようにしました。
それをまとめてみました。
■ルール１ 転送されたら困るメールは書かない
これは、メールの文面を送付先の人だけではなく、他の人に万一転送されたとしても、問題の無いことを書くようにするということです。メールというのはテキストとして永遠に残ってしまうものです。文章だけが自分の知らないところで勝手に回覧されてしまうこともあるでしょうし、悪意があれば、ネット上の掲示板にコピペされてしまうかもしれません。
万が一にも他人に見られたら、恥ずかしいメールや、見られたくないメールは書かないことです。メールを書いても良いのは、公になっても問題の無いことだけにすべきです。
■ルール２ 夜中に感情的なメールは書かない
メールの返信を夜にして、次の日の朝に読み返してみて後悔することが、以前多々ありました。夜というのは感情がネガティブに偏りがちのようで、感情的にメールの返信をすると、良い結果にならないことが多いのです。
事実関係の連絡メールは別として、パーソナルな感情の行き違いメールや仕事のトラブルに関するものなどは、メールの返信を翌日の朝まで待って、もう一度読み返してから返信するようにしています。時間をかけることで良い方向に解決してくれるメールというのもあるのです。
■ルール３ ご無沙汰している人に、いきなりメールで頼みごとをしない
何か頼みご事があって、久しくお会いしていない人にメールすることがあります。仕事のお願いや知り合いの紹介、営業の協力といった、こちらの勝手な都合の場合です。このような時に、突然メールをして、そのメールでいきなりお願いごとをしないことです。
普段はまったくコンタクトをせず、自分が都合で、勝手にコンタクトする。これでは、相手も呆れて協力しようとは思ってくれないでしょう。
メールとはお互いの信頼関係が出来ていなければ、依頼事をしてもうまくいきません。まずは、関係の確立をして、それが出来てからお願い事をしなければならないのです。
こうやって書いてみると当たり前のようなことばかりですが、周りを見回しても私と同じような失敗をしている人が未だにいます。メールは便利ですが、怖いものでもあります。上手に使って、自分も周囲の人たちもハッピーになれるようにしたいものです。
編集部より：このブログは「内藤忍の公式ブログ」2013年7月20日の記事を転載させていただきました。オリジナル原稿を読みたい方は内藤忍の公式ブログをご覧ください。