「たった15分の余裕」が、あなたの1日を劇的に変えるかもしれません。ミーティングが押したときも、予定が詰まっている日でも、焦らずスムーズに動ける人が実践している秘訣とは？さらに、移動時間を劇的に短縮して“タイパ”を上げるテクニックも紹介します。
今回は予定が押しても焦らない人の仕事術について、『賢い人の質と速さを両立させる時短100式（森田ゆき・かんき出版）』から再構成してお届けします。
スケジュールは15分から30分多めに押さえる
打ち合わせや会議など、人とのミーティングを設定するときは、予定時間の15〜30分程度長くスケジュールをブロックしておきましょう。秘書時代にボスのスケジュールを組んだ際、会議のすぐあとに別の会議を入れてしまったことがありました。ひとつ目の会議が順調に進んで予定通り終了すれば何も問題はなかったのですが、出席者のひとりが遅れてきたこともあり、予定終了時刻になっても、話し合うべきことが終えられなかったのです。
しかし、次の会議が控えていたため、延長することができませんでした。遅れてきた人の責任と言ってしまえばそれまでですが、私が15〜30分程度多めにスケジュールをブロックしておけば事なきを得たはずです。それ以来、ボスの会議を設定するときは、30分多くスケジュールをブロックするようにしました。実際、経験豊富な秘書はそのように対応しています。現在の私は他人ではなく、自分自身が出席する会議や打ち合わせを設定することばかりですが、基本的に予定時間は15〜30分程度長く設定し、会議の前後に余裕を持たせています。
そうすれば、前の予定の終了時間が多少遅くなったり、乗っている電車が少し遅延したりしても、焦らずにすみます。遅刻することがほとんどなくなるので、「遅れます、すみません」などと謝ったり、約束の時間が短くなったりしてしまうこともなくなります。そして、自分ではなく相手のほうが少し遅れてきたとしても、快く終了時間を後ろにずらすこともできます。仮に、誰も遅刻せず、話も長引かず、予定通り打ち合わせや会議が終了したとしたら15〜30分程度の時間が余ることになります。
その際は休憩したり、次の予定を確認したり、頭を切り替えたりと、余裕を持って次の予定に臨む準備時間にあてられます。ちなみに、基本的にボスは忙しい毎日を送っているので、休憩にあてられる時間は貴重なものでもありました。
→人との約束は時間が押すことを前提にスケジュールを組む
移動はコンパクトに
オンラインで打ち合わせや会議を行うことが増えてきているとはいえ、取引先や現場に足を運ぶ機会が一切なくなるわけではありません。移動の時間はスケジュールの余白を奪うものです。だからこそ移動にかかる時間をなるべく短くして、タイパを高めることに努めましょう。特に営業職などの外回りが多い人は、取引先を複数社訪問したり遠方に出かけたりすると、それだけで1日が終わってしまうことも珍しくありません。
移動が多くてオフィスでの事務作業になかなか手をつけられず、仕事を溜めてしまっている人も多いでしょう。移動時間を短縮し、無駄をなくすためには、移動の用事はなるべくまとめ、さらに移動する範囲を少しでもコンパクトにします。例えば、銀座にある取引先を訪問する約束をしていたら、他にもその周辺ですませられる用事がないかを考えます。「銀座に行く機会があったら寄りたい」と思っていた場所へ行くのも一案です。
また、チェーン店や郵便局やコンビニといった、どこの店舗でも対応可能な用事は訪問先の近くですませるとよいでしょう。数日後に別の取引先に顔を出す予定があるのなら、手土産を話題のお店で購入すると喜ばれるかもしれません。急ぎの用事でなくても、早めにすませておいて問題ないことをこのタイミングでやっておくと、少し先の自分を楽にしてあげられます。また、それらの用事が最小の移動ですむように、順番や行き方（道順）もあらかじめ考えておきます。蛇行せず、最短距離の移動ですませられるように計画してください。
現地に着いてからスマホの地図アプリを開いて考えるのではなく、行く前にしっかり考えておくのがポイントです。このひと手間がタイパを劇的に高めてくれます。なお、訪問や外出の日時を自分の都合で調整できる場合は、「今日は移動の日」「今日はずっとオフィスにいる日」のように、移動の用事を1日に集約するとかなりの時間を節約できます。ちなみに、外出の予定をスケジュールに書き込む際は、契約書や印鑑、手土産といった、持っていくものも一緒に書いておくと、持ち忘れを防ぎやすくなります。
→外出の予定は場所とタスクを集約して無駄を省く
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森田 ゆき Make Value Spirit 代表 時間の投資家・タイムインベスター
バークレイズ証券、ドレスナー証券(現アリアンツ生命)、AIG損保等、外資系金融機関で役員秘書として20年以上勤務。時間と成果を求められる激務の中、仕事とプライベートを両立するエグゼクティブからタイムパフォーマンスの真髄を学ぶ。2018年に独立。「効率と充実」の両立を実現するオンライン起業サポートをスタート。述べ2000回のセッションを起業家に提供。2021年から自身のタイムパフォーマンスのスキルを活かしてオンラインイベントのプロデュース業も開始。主催イベントで延べ8000人以上を動員。美容系アンバサダー70名の活動サポートも行う。現在は時間の投資家「タイムインベスター」として、仕事とプライベートの両立を追求するビジネスパーソンに、やりたいことを実現し幸福度をアップするタイパ新習慣講座を提供。未来へ時間を投資することで「どんな状況からでも人生は変えられる・幸福になれる」独自のメソッドを提供中。女性の自己実現を応援することを目的としたイベントの企画・プロデュースも手がける。2025年、かんき出版より「賢い人の質と速さを両立させる時短100式」を初出版。プライベートでは75カ国旅行、ミセスコンテストにてグランプリ2冠受賞など、タイパライフを満喫中。1970年石川県生まれ。
公式サイト https://makevalue-spirit.com/
Instagram : @myuki4521
x : @myuki4521
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編集部より：この記事は「シェアーズカフェ・オンライン」2025年11月10日のエントリーより転載させていただきました。オリジナル原稿を読みたい方はシェアーズカフェ・オンラインをご覧ください。
