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チャットやメールのチェックと、それらへの返信。これらを一緒の時間に取り組む人も多いだろう。しかし実は、チェックと返信は別々のタイミング・時間に取り組んだほうがよい。
そう語るのは現役会社員・時短コンサルタントの滝川徹氏。今回は、滝川氏の著書『細分化して片付ける30分仕事術』より、やるべき仕事に時間を割くための秘訣について、再構成してお届けします。
メール返信は別タスクに
メールやチャットをチェックするときに意識してほしいことがある。それはメール受信等の「確認の時間」と返信等の「対応の時間」を切り分けることだ。
多くの人はメールやチャットを確認したとき、そのまま返信していることだろう。「了解しました」など、即レスできるときはそれでかまわない。しかしたとえば込み入った内容やクライアントへのかしこまった返信をしようとすれば、文章を考えるのに15～20分、場合によってはそれ以上かかってしまうこともあるだろう。
そんなときはその返信を「〇〇メールへの返信対応」などのように、受信確認とは別のタスクととらえるべきだ。
なぜか。理由はいくつかあるが、一番シンプルな理由はメールやチャットへの返信は必ずしもその日中にやらなければならないタスクではないからだ。どういうことか説明しよう。
メールやチャットは通常ルーティンタスクで、ビジネスパーソンであれば原則毎日チェックしなければならないものだ。ルーティンタスクの定義は、毎日必ず行うタスクである。
メールやチャットへの「対応」は、必ずしもルーティンタスクとは言えない
一方メールやチャットへの「対応」は、必ずしもルーティンタスクとは言えない。相手は必ずしも急いでいるわけではない。至急で返信をしなければならないケースを除き、翌日以降の対応で問題ないはずだ。
であれば時間がかかる返信はチェックとは別のタスクととらえ、翌日以降に取り組むほうが合理的だ。その日に受信したメールやチャットへの返信に時間を費やせば、自ら割りこみタスク＝中断を作り出すことになるからだ。
ルーティンタスクは毎日必ず行わなければならないタスクに限定すべきだ。ルーティンタスクに費やす時間が多くなればなるほど、自由に使える「本当の持ち時間（総労働時間からルーティンタスクの時間を引いたもの）」は少なくなる。
本来やるべき仕事に時間を割くために、確認と対応を区別すべきだ。少なくとも私はそう考えている。君もぜひ試してみてほしい。
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滝川 徹（タスク管理の専門家）
1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2014年に自身が所属する組織の残業を削減した取り組みが全国で表彰される。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。その体験を出版した『気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。』（金風舎）はAmazon1位2部門を獲得。2018年に順天堂大学で講演を行うなど、現在は講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動している。
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編集部より：この記事は「シェアーズカフェ・オンライン」2024年5月2日のエントリーより転載させていただきました。オリジナル原稿を読みたい方はシェアーズカフェ・オンラインをご覧ください。
