政府関係機関の委員を引き受けることがある。この一ヶ月間のやり取りから、行政のフルデジタル化への道はまだ遠いと感じた。
写真AC：編集部
委員の就任依頼と承諾。メールで依頼してきたのでOKした。口頭でも契約が成立するのだから、依頼メールに承諾メールを返せば十分なはずだ。
しかし、「書面に公印を押した依頼文書を改めて郵送します」と続いた。デジタルで済ませたらどうかと提案したら、返事は
お差し支え無ければ、ご郵送のお手間をおかけし申し訳ございませんが郵送にてご返送いただけますでしょうか。委嘱状をお送りする際に、返送用封筒も同封させていただきます。こちらをお使いいただきご返送いただければ幸いに存じます。
担当者は「旧来の業務プロセスのままで恐れ入りますが」と書いているが、内部規則があるからどうしようもない。
他の機関は依頼の詳細を添付書類で送ってきた。しかし、送り方が問題。
「パスワード（P）付きのZIPファイルを送信し」、「別メールでパスワード（P）を送信すれば」、「暗号化（A）した気になる」「送信手順（プロトコル：P）」で送ってきたのだ。
この手順こそ、業務の効率化を妨げ、セキュリティにも問題が多いと悪名高い、通称「PPAP」である。
PPAPを止めるようにお願いしたところ、返事がきた。
ご不便お掛けして恐縮ですが、弊機構から添付ファイル付きでメールを送信すると、パスワード付きZIPに強制的に変換されてしまうのです。
これも担当者の問題ではない。自動的に処理されてしまうので、担当者には手出しができないのだ。
フルデジタル化のためには、内部規則も、PPAPを強いるシステムも変える必要がある。しかも、すべての政府機関・政府関係機関でそれらを徹底しなければならない、
こんな「難事業」を進める、菅内閣には心から頑張れと言いたい。
